Пример того, как ERP может помочь малому бизнесу | Сидоряк
Пример того, как ERP может помочь малому бизнесу

Сегодня мы узнаем о том, как ERP-системы работают в малом бизнесе и что делать, когда Excel уже не торт.

Поехали!

Преамбула

ERP системы позволяют управлять всеми ресурсами компании, в том числе и клиентами.

Часто, но не всегда, на начальном этапе развития компании, клиенты — это самый важный ресурс, ведь все мы знаем, что без клиентов нет бизнеса. Именно поэтому ERP системы зачастую являются функциональным развитием CRM систем, и позволяют получить заказ клиента, оформить документы, передать в транспортный отдел и контролировать все процессы в одном месте.

ERP-системы используются во всех крупных компаниях, таких как Amazon, Subway, Юлмарт и Uber.

Но мало кто знает, что ERP-системы доступны и малому бизнесу. Там они позволяют автоматизировать повторяющиеся действия и способствуют быстрому росту компании с одновременным выходом руководителя из «операционки».

Не верится? Давайте разберём на примере одного кейса.

Задача

Ко мне обратился Рене Эйн, владелец клининговой компании Claudy в Финляндии, со следующим запросом:

— Я занимаюсь уборкой коммерческих помещений и мне нужен простой инструмент для учета объектов, сотрудников с календарем работ и возможностью расчета заработной платы.

На тот момент в компании работало около 30 сотрудников. Все они разного социального статуса и с разным уровнем образования. Часть из них — приезжие.

В начале недели руководитель составляет календарь уборок и отправляет его всем сотрудникам. Вручную.

После того, как все сотрудники получили свой график работ, они выезжают на объекты и выполняют уборку.

В Финляндии люди получают зарплату в зависимости от количества отработанных часов, у каждого из них своя ставка и система должна правильно расчитывать, сколько денег нужно выплатить.

В конце рабочего дня сотрудники пишут общий отчет об уборке: время начала и окончания, что они делали на объекте, сколько было потрачено на дорогу и.т.д.

Далее все отчёты заносятся в таблицу.

— В конце дня каждый сотрудник присылает мне отчет. Кто-то по почте, кто-то в WhatsApp, кто-то забывает и присылает на следующий день. Мне приходится вручную вносить эти данные в Excel и это занимает много времени, если сотрудников станет больше — я перестану справляться.

Компания пробовала вести работу в Google Документах, но и это не прижилось. Сотрудникам было не удобно вносить данные через телефон. На их недорогих устройствах Excel работает медленно, они путают строки и столбцы.

Решение

Очевидно, что компании нужен простой инструмент, который будет удобен в работе и сотрудникам и руководителям.

Такие задачи как раз и решают ERP системы.

Мы разработаем базу данных, где будут все объекты, сотрудники и календарь уборок.

Для сотрудников разработаем мобильное приложение, где они будут видеть расписание своих уборок и заполнять отчёт прямо там.

Всё это будет доступно на английском, финском, эстонском и русском языках, чтобы сотрудники, независимо от своего происхождения могли пользоваться приложением.

Для руководителей разработаем отдельное приложение, где они смогут видеть в реальном времени отчеты сотрудников.

И так, давайте начинать.

Процесс разработки и внедрения ERP-систем в данном случае будет состоять из следующих этапов:

  1. Проектирование и прототипирование
  2. Программная реализация
  3. Интернационализация или перевод на другие языки
  4. Тестирование
  5. Запуск и публикация приложений
  6. Поддержка и развитие

Но обо всем по порядку.

Проектирование и прототипирование

Проектируем базу данных, создаем экранные формы и интерфейс взаимодействия.

Проектирование начинается с разработки экранного интерфейса и структуры базы данных.

База данных это скрытое от глаз пользователя хранилище всей информации, которая необходима для работы программы.

В данном случае в ней будет храниться информация о сотрудниках и уборках, которая будет отображаться в соответствующих разделах мобильных приложений.

Это самый ответственный процесс. От того, насколько качественно он выполнен и насколько была продумана структура базы данных зависит величина рисков в программной реализации.

Разработали, согласовали, работаем дальше.

Программная реализация

Приступаем к программированию, этот этап может занимать от 2 до 6 недель.

На этом этапе у наструдится наибольшее количество людей программистов.

Компилируется⌛

Готова предварительная версия, проверяем корректную работу на всех устройствах.

Календарь уборок

Далее разрабатываем календарь уборок, чтобы сотрудники видели свой график, а собственник контролировал загрузку.

«Если сотрудников станет больше — я перестану справляться.»

Теперь не нужно рассылать задания клинерам, т.к. программа это делает автоматически, и у каждого сотрудника есть свой персональный календарь уборок.

Приложения

Разрабатываем приложение для клинеров, чтобы они могли видеть, какие помещения им предстоит сегодня убирать.

После того, как сотрудник выполнил уборку, он отмечает время, в которое она выполнялась и пишет краткий отчет о работе.

Далее разрабатываем приложение для руководителя, чтобы он мог видеть состояние уборок в реальном времени.

«Не грози уборщику с юга, попивая чай у себя на квартире.»

Найс

Заказчик проживает за пределами России и в начальном варианте его отзыв о работе выглядит так:

Nice👍 You know what you do! Nice to watch your working! Have a nice weekend!

Запуск

Все задачи решены, теперь осталось подготовить программу к запуску и отправить приложения на модерацию в App Store и Play Market.

Приложения сами публиковаться не умеют, необходимо подготовить огромное количество материалов для размещения в магазинах приложений.

Собираем, упаковываем и отправляем на модерацию.

А пока Apple и Google всё проверяет, мы наслаждаемся солнечной погодой, которая выдалась очень кстати.

Результат

Солнце ушло и пошёл дождь, а вместе с ним пришла и весть от Apple — приложение прошло модерацию и его опубликовали.

Чуть позже нас порадовали такое же сообщение от Google.

А пока готовился этот текст, штат заказчика пополнился еще двумя клинерами.

Следующим этапом мы планируем реализовать учет моющих средств и рабочего инвентаря, встроенный мессенджер и поддержку GPS для определения местоположения клинеров.

Чуть позже получаем от заказчика сообщение:

Hi! Everything works fine! 👍

И понимаем, что старались не зря.

Выводы

Часто предприниматели не осознают, что моментом роста является масштабирование через ИТ, и долгое время используют такие инструменты как эл.почта или таблицы Excel.

Это безусловно надежные и проверенные временем инструменты, но у них сильно ограничен ресурс практичности и удобства использования.

О том, кто я и чем занимаюсь – на главной странице.

О трансформации – на этой странице.

Полный список записей находится тут.